「あの案件はどうなってるの？」、「今の進捗はどうなっていますか？」など、上司やお客様に聞かれた経験はないでしょうか？

仕事を抱え込むことは多くのビジネスマンにとっての課題です。仕事を抱え込む原因は多種多様で、その対処法もさまざまですが、この記事では「レスポンス力を高めることで仕事を効率的に進める」ことをオススメしています。これはビジネスマンだけではなく、人手不足に陥っている起業家や経営者にも役立つスキルですので、ぜひ覚えておきましょう！

仕事を抱え込む原因

仕事を抱え込む原因は、仕事を成功させたいという強い意欲、仕事への責任感、周りから適当な仕事をしていると思われたくない恐怖心などから来ることがあります。また、過度な完璧主義や周りへのコミュニケーション不足なども仕事を抱え込む原因です。現実的なリソースの制約やスタッフ不足なども、その人が仕事を抱え込む原因の一つとなるでしょう。これらの要因が重なり合うことで、仕事を抱え込んでしまう状況に陥いってしまいます。

仕事を抱え込む人にオススメする仕事の進め方

レスポンス力とは

仕事を抱え込む人にオススメするのは、レスポンス力を高めることです。ここでいうレスポンス力とは、今の仕事の案件に対して「次のアクションを起こす責任」を相手に素早く移転させることを指しています。ここでいう相手とは、上司、同僚、お客様などのことです。

一昔前はビジネス用語で、仕事の案件の意思決定をする人を「ボールを持つ人」、意思決定を相手にゆだねることを「ボールを投げる」といった表現をしていました。優秀な人は、このボールを持っている時間が非常に短く、素早く相手にボールを投げることで仕事を効率的に回しています。

レスポンス力を高め、「相手にボールを早く投げること」は仕事のスピードと効率を高めるための鍵となります。過度のタスクを抱え込むと、ストレスや疲労を招き時間とエネルギーを無駄に浪費する原因となります。しかし、相手に素早くボールを投げることで、自分の生産性を向上させ、成果を最大限に引き出すことができます。

素早くレスポンスするために重要なこと

素早くレスポンスするためには、案件の把握と優先順位の設定が欠かせません。ビジネスにおけるタスクは山積みですが、時間が経過したら苦情になりそうなものなど優先順位の高い順からボールを投げることで、ストレスなく仕事を進めることができます。日々のスケジュールを立てて案件を把握しておくことで、素早く相手にレスポンスしましょう。

ここで重要なことは、100％完璧なレスポンスをする必要はないということです。仕事の案件について、相手に資料を求めたり、物事の確認を求めたり、質問を行ったりして、とりあえずレスポンスしておきましょう（相手にボールを投げておきましょう）。その間に生まれた空き時間が積もり積もることで大きな余裕が生まれ、仕事を効率的に進めることができます。

レスポンスが遅いと「なぜ今更そんなことを言うんだ」と苦情になってしまいます。早ければ早いほどレスポンスが不完全でも相手は許してくれるので、素早くレスポンスすることが大切です。

ネクストアクションが誰かを考えよう

仕事の案件に対して、ネクストアクション（次の行動）を自分が行う必要があるのか、相手側からのアクションを待っている状態なのか常に把握しておきましょう。相手からのアクション待ちであれば、ひとまず安心です。

自分がアクションする側なら、すぐに完了させられる仕事であれば完了してしまいましょう。その他の仕事については素早くレスポンスしてネクストアクションを相手にゆだねましょう。

ボールを自分が持っているのか、相手が持っているのか確認し、相手がボールを持っている場合は、相手に「あなたがボールを持っていますよ」と理解させることも重要です。

まとめ

仕事に没頭することも大切ですが、十分な休息やリラックスの時間を確保することも必要です。ストレスなく仕事を進めるためには、レスポンス力を高めて仕事を抱えないことが大切です。相手にボールを素早く投げて、その生まれた時間で効率的に仕事を進めましょう。計画的にスケジュールを管理し、優先順位を決めてバランスを取りながらレスポンスすることで仕事を抱えずに進める事ができます。